Rodzaje faktur korygujących

W KSeF faktura korygująca działa podobnie jak tradycyjna korekta, ale z kilkoma istotnymi różnicami.

Korekta in-minus (zmniejszenie)

Zmniejszenie kwoty na fakturze — np. rabat, zwrot towaru, pomyłka w cenie.

W KSeF: Wystawca tworzy fakturę korygującą w systemie KSeF, wskazując numer pierwotnej faktury. Nabywca otrzymuje korektę automatycznie — nie musi potwierdzać odbioru (w KSeF potwierdzenie jest automatyczne).

Zasady rozliczenia VAT:

Sprzedawca: korekta VAT w okresie wystawienia korekty
Nabywca: korekta VAT w okresie otrzymania korekty (data pojawienia w KSeF)

Korekta in-plus (zwiększenie)

Zwiększenie kwoty na fakturze — np. brakująca pozycja, wyższa cena.

Zasady: Identyczne jak korekta in-minus, ale zwiększa się zobowiązanie VAT sprzedawcy i odliczenie nabywcy.

Nota korygująca

Dotyczy błędów formalnych (literówka w nazwie, błąd w adresie) — nie zmienia kwot. W KSeF nota korygująca również musi być wystawiona w formacie ustrukturyzowanym.

Jak wystawić korektę w KSeF — krok po kroku

Krok 1: Znajdź fakturę pierwotną

W systemie znajdź fakturę, którą chcesz skorygować. Potrzebujesz jej numeru KSeF.

Krok 2: Utwórz korektę

Wskaż:

Numer faktury korygowanej (numer KSeF)
Przyczynę korekty
Pozycje do skorygowania (przed i po korekcie)
Nowe kwoty netto, VAT, brutto

Krok 3: Wyślij do KSeF

System wysyła korektę do KSeF. Nabywca otrzymuje ją automatycznie w swoim panelu.

Krok 4: Zaksięguj

Korekta trafia do rejestru VAT w odpowiednim okresie rozliczeniowym.

Korekta zbiorcza

Jeśli musisz skorygować wiele faktur jednocześnie (np. rabat retroaktywny dla kontrahenta), możesz wystawić fakturę korygującą zbiorczą wskazującą na wiele faktur pierwotnych.

Wymagania:

Wskazanie wszystkich numerów KSeF faktur korygowanych
Okres, którego dotyczy korekta
Łączne kwoty korekty

Najczęstsze błędy

1. Brak numeru KSeF faktury pierwotnej

Korekta w KSeF musi wskazywać na konkretną fakturę pierwotną z numeru KSeF. Bez tego numer korekta zostanie odrzucona.

2. Korekta „do zera"

Anulowanie faktury w KSeF wymaga wystawienia korekty zerującej — nie ma mechanizmu „usunięcia" faktury z KSeF.

3. Korekta faktury sprzed KSeF

Jeśli faktura pierwotna była wystawiona przed KSeF (np. w 2025), korekta i tak musi trafić do KSeF w nowym formacie.

Wpływ na JPK

Faktury korygujące w KSeF automatycznie trafiają do pliku JPK_FA(3). System powinien prawidłowo powiązać korektę z fakturą pierwotną i obliczyć salda.

Podsumowanie

Faktury korygujące w KSeF to kluczowy element obiegu dokumentów. Główna zmiana: nabywca nie musi potwierdzać odbioru korekty — pojawienie się w KSeF jest automatycznym potwierdzeniem. Biuro rachunkowe powinno mieć system, który automatycznie importuje korekty z KSeF i prawidłowo je księguje.

Faktura korygująca w KSeF — jak wystawić i zaksięgować