Umowy z klientami — od wzoru z Worda do aneksu
Wgrywasz własne wzory, dopasowujesz je do każdego klienta i trzymasz wszystko w jednym archiwum z historią zmian. Zmieniasz warunek — BiLLU sam przygotowuje aneks.
- Własne wzory .doc i .docx
- Dane klienta z GUS i KRS
- PDF/A z sumą SHA-256
- Wspólne konto z BiLLU
Jeden moduł, trzy sposoby pracy
Każdy dostaje własną, oddzieloną przestrzeń na umowy. Biuro nie widzi umów firmy, firma nie widzi umów biura.
Biura rachunkowe
Umowa o prowadzenie ksiąg, umowa powierzenia i cennik dla każdego klienta. Klientów podpinasz z BiLLU jednym kliknięciem.
Firmy bez biura
Umowy z kontrahentami, zleceniobiorcami i najemcami. Własne wzory, własna kartoteka, sam moduł — bez abonamentu na cały system.
Klienci biur
Biuro włącza moduł wybranym klientom jako dodatek. Firma prowadzi w nim własne umowy, a biuro zyskuje dodatkowy przychód z refaktury.
Od pliku z Worda do umowy w archiwum
- 01
Wgraj wzór
Plik .doc lub .docx zamienia się w szablon. BiLLU podpowiada pola: dane klienta, kwoty, daty.
- 02
Dodaj klientów
Podepnij klientów z BiLLU, wczytaj CSV albo wpisz NIP — nazwa, adres i reprezentacja przyjdą z GUS i KRS.
- 03
Dopasuj umowę
Zmień paragraf dla konkretnego klienta, dołącz umowę powierzenia i cennik, przekaż do akceptacji.
- 04
Archiwizuj i pilnuj
PDF/A z sumą kontrolną trafia do archiwum. Pulpit pokazuje, co czeka i co się kończy w ciągu 60 dni.
Wszystko, czego potrzebuje obieg umów
Zrzuty pokazują fikcyjne dane przykładowe.
Twoje wzory, nie nasze szablony
Nie zaczynasz od zera. Wgrywasz umowę, z której korzystasz od lat, a BiLLU zamienia ją w edytowalny szablon z polami.
- wzory umów, aneksów, załączników i cenników
- zestawy: umowa + umowa powierzenia + cennik
- zmiana treści dla jednego klienta, z podglądem różnic
Mini-CRM klientów
Kartoteka z danymi z GUS i KRS, osobami do podpisu i wszystkimi umowami klienta na jednej karcie.
- podpięcie klientów i kontrahentów z BiLLU
- reprezentacja spółki z KRS
- filtry: bez umowy, w toku, kończą się w 60 dni
Zmieniasz warunek — aneks pisze się sam
Warunki umowy między biurem a klientem albo firmą a jej kontrahentem widzisz w jednym miejscu: wynagrodzenie, okres, klauzule — z historią każdej zmiany.
Wpisujesz nową wartość i datę, a BiLLU przygotowuje aneks z nowym brzmieniem paragrafu. Podpisana umowa zostaje nietknięta.
Każdy widzi tyle, ile powinien
Role nadaje właściciel konta. Ktoś tylko kontroluje, ktoś generuje nowe umowy, a ktoś inny je redaguje i wysyła. Firma bez modułu kadr dodaje osoby wprost w module umów.
Dokument, który da się obronić
PDF/A i SHA-256
Każda wersja ma sumę kontrolną, którą sprawdzisz w każdej chwili.
Niezmienne rewizje
Poprawka tworzy nową wersję. Stara zostaje w historii.
Dane w UE
Dokumenty przechowujemy w Unii Europejskiej, zgodnie z RODO.
Podpis online — wkrótce
Przez SIGNIUS, kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Cennik wkrótce. Pierwsze 14 dni za darmo.
Płacisz za zespół, nie za każdą osobę. Limit liczymy w klientach objętych umowami, a gdy go zabraknie, dokupujesz pakiet. Ofertę dla biura lub firmy przygotujemy na kontakt@billu.pl.
Najczęstsze pytania
Czy podpis online już działa?
Jeszcze nie. Podpis online prowadzimy przez SIGNIUS, kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, i jest w przygotowaniu. Wszystko przed podpisem — wzory, kartoteka klientów, umowy i aneksy, akceptacja wewnętrzna, warunki umów i PDF z sumą kontrolną — działa już teraz. Wysyłka do klienta mailem z linkiem do podpisu ruszy razem z podpisem online. Limity podpisów w cenie planu liczymy od dnia uruchomienia podpisu online.
Czy muszę mieć Billu, żeby korzystać z modułu umów?
Nie. Moduł działa samodzielnie na umowy.billu.pl — biuro albo firma zakłada konto, wpisuje NIP, a dane uzupełniają się z GUS i KRS. Jeśli masz Billu, logujesz się tym samym kontem, a klientów i kontrahentów podpinasz jednym kliknięciem.
Czy mogę wgrać własne wzory umów?
Tak. Wgrywasz plik .doc lub .docx, a Billu zamienia go w edytowalny szablon i podpowiada pola do uzupełnienia — dane klienta, kwoty, terminy. Tak samo dodajesz wzory aneksów, umów powierzenia i cenników.
Jak działa dodatek dla klientów biura?
Biuro włącza moduł wybranym klientom w karcie klienta. Firma dostaje własną przestrzeń na swoje umowy z kontrahentami i zleceniobiorcami, a koszt trafia na fakturę biura, które może go refakturować z marżą. Biuro nie widzi umów firmy.
Czy klient może zgłosić uwagi przed podpisem?
Tak — razem z podpisem online. Osoba podpisująca przeczyta dokument na stronie z linkiem z maila i wskaże paragraf, do którego ma uwagę. Poprawiasz treść, a system tworzy nową rewizję i unieważnia poprzedni link. Poprzednia rewizja zostaje w historii.
Co się dzieje, gdy zmienią się warunki umowy?
Zmieniasz warunek w widoku warunków umowy i wskazujesz datę, a Billu przygotowuje szkic aneksu z numerem, powiązaniem z umową główną i nowym brzmieniem zmienionych postanowień. Podpisana umowa zostaje nietknięta.
Gdzie są przechowywane dokumenty?
Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Podpisany dokument ma postać PDF/A z sumą kontrolną SHA-256, a rewizje są niezmienne: poprawka zawsze tworzy nową wersję, nigdy nie nadpisuje starej.
Co po przekroczeniu limitu podpisów?
Nic się nie blokuje: kolejne podpisy rozliczamy według stawki z cennika albo bierzesz pakiet dodatkowy podpisów. Po przekroczeniu limitu klientów, osób lub wzorów dokupujesz pakiet dodatkowy albo przechodzisz na wyższy plan. Archiwum i odczyt dokumentów działają zawsze.
Czy mogę przetestować moduł?
Tak, przez 14 dni bez zobowiązań. Zakładasz konto na umowy.billu.pl, wgrywasz wzór i dodajesz pierwszych klientów.
Wgraj pierwszą umowę jeszcze dziś
14 dni za darmo, bez zobowiązań. Masz konto w BiLLU? Zaloguj się tym samym loginem.