Akceptacja faktur kosztowych przez klienta biura rachunkowego
W skrócie
W Billu fakturę kosztową zatwierdza ten, kto wie, czy zakup był potrzebny: właściciel firmy albo jego pracownik z uprawnieniem do akceptacji. Biuro rachunkowe dostaje fakturę już z decyzją, MPK i — jeśli firma zamawia przez Billu — z powiązaniem z zamówieniem i dostawą.
Obieg obsługuje progi kwot, zastępców, przekazanie decyzji, odesłanie do księgowości i przypomnienia po 2 i 5 dniach.
Kto może akceptować faktury?
Dostęp ma dwie bramki. Biuro włącza klientowi moduł obiegu akceptacji, a właściciel firmy decyduje, który z jego ludzi co widzi. Biuro prowadzi kartotekę kadrową, ale nie rozstrzyga, kto u klienta zatwierdza wydatki.
| Uprawnienie | Co daje |
|---|---|
invoices.approve | Zatwierdza faktury przypisane tej osobie |
invoices.payment | Odnotowuje, że faktura została zapłacona |
invoices.view_all | Widzi wszystkie faktury kosztowe firmy, nie tylko przypisane — wgląd i wydruk, bez prawa decyzji |
invoices.upload | Dodaje faktury spoza KSeF (wgrywa PDF) |
orders.create / orders.approve / orders.receive | Wystawia zamówienia / zatwierdza je / przyjmuje dostawy dokumentem PZ |
Domyślnie pracownik widzi wyłącznie faktury, które ktoś oddał mu do decyzji. Wgląd we wszystkie faktury jest osobnym ruchem właściciela przy konkretnej osobie. Pełna macierz uprawnień: portal klienta biura rachunkowego.
Jak ustawić akceptację zależną od kwoty?
Służą do tego ścieżki akceptacji — jeden mechanizm dla faktur kosztowych i zamówień. Właściciel firmy opisuje regułę w rodzaju „faktury od tego dostawcy akceptuje kierownik; gdy go nie ma — zastępca; powyżej 10 000 zł także zarząd”:
- Warunki ścieżki: dostawca, MPK, zakres kwot brutto w złotych.
- Kroki: uporządkowane, każdy z osobami w trybie „jedna z” albo „wszystkie”.
- Próg kroku: „od kwoty” — poniżej krok jest pomijany.
- Zastępca kroku i eskalacja: zastępca przejmuje dokument przy nieobecności akceptującego albo po wskazanej liczbie dni roboczych.
- Priorytet: wygrywa pierwsza pasująca ścieżka; brak pasującej oznacza zwykłe przypisanie.
Plan akceptacji zapisuje się przy fakturze w chwili przypisania, więc zmiana ustawień nie przestawia spraw w toku. Faktura w walucie obcej nie pasuje do ścieżki z warunkiem kwoty, a próg kroku jej nie pomija — wymaga decyzji.
Przekazanie, odesłanie i zwrot do księgowości
| Ruch | Kto | Co się dzieje |
|---|---|---|
| Odrzucenie | akceptujący | wymaga komentarza z powodem |
| Przekazanie | akceptujący | decyzja przechodzi na inną osobę z uprawnieniem do akceptacji; liczba wymaganych decyzji się nie zmienia, a na ekranie widać „przekazane od…” |
| Odesłanie do księgowości | akceptujący | faktura wraca bez decyzji, z powodem — np. „to nie nasza faktura” |
| Zwrot do ponownej akceptacji | biuro rachunkowe | otwiera nową rundę z obowiązkowym powodem; decyzje z pierwszej rundy zostają w historii |
| Przypisanie ponowne | firma | nowa runda z innymi osobami, po decyzji albo odesłaniu |
MPK i budżety
Firma może mieć do 30 centrów kosztów (MPK). Akceptujący wskazuje MPK razem ze swoją decyzją — to dział, który zatwierdza zakup, wie, czyj to koszt. MPK można też przypisywać regułami dostawców, a raport „Koszty według MPK” zbiera wynik.
Każde MPK może mieć miesięczny budżet brutto w złotych, ustawiany przez właściciela firmy. Zasada brzmi: budżet nie blokuje, odbiera skrót. Zamówienie, które przekroczyłoby budżet, nie zatwierdzi się samo poniżej progu akceptacji, tylko trafi do osoby zatwierdzającej.
Zamówienie, przyjęcie dostawy, faktura
Jeśli firma korzysta z modułu zamówień, akceptujący widzi przy fakturze trójkąt zamówiono → przyjęto (PZ) → zafakturowano i różnicę między nimi. Jedna faktura może zamykać kilka zamówień, a jedno zamówienie może być fakturowane w częściach.
Przy imporcie Billu sam podpina fakturę do zamówienia tylko w przypadku jednoznacznym: dokładnie jedno zamówienie u tego dostawcy (po NIP-ie), w tej samej walucie, z kwotą do zafakturowania równą kwocie faktury co do grosza. Ręcznie fakturę z zamówieniem wiąże osoba, której fakturę przypisano, i tylko przed swoją decyzją.
Przypomnienia i ślad audytowy
- Przypomnienia: dwa na sprawę, po 2 i po 5 dniach od przypisania, w dni robocze, w porannym podsumowaniu o 7:30. Przekazanie albo nowa runda liczy termin od nowa.
- Historia faktury: kto zdecydował, kiedy, z jakim komentarzem; przekazania z nazwiskiem poprzednika; rundy po zwrocie.
- Dziennik zdarzeń: logowania, zmiany i decyzje w panelu bezpieczeństwa i audytu.
Jak akceptacja pasuje do całego obiegu od KSeF do przelewu: obieg faktur kosztowych z KSeF. Porównanie z obiegiem mailowym i arkuszem: porównanie.
W jakim pakiecie?
Obieg akceptacji faktur i zamówienia są w dodatku Zakupy do pakietu Biuro, w pakiecie Biuro Max, a dla firmy bez biura — w pakietach Firma + Zakupy i Firma Max. Ceny: wycena. Lista modułów: funkcje. Krótko o produkcie: czym jest Billu.
Najczęstsze pytania
Kto może akceptować faktury kosztowe w Billu?
Właściciel firmy i pracownicy firmy, którym właściciel nadał uprawnienie invoices.approve. Pracownik widzi wyłącznie faktury przypisane mu do decyzji, chyba że ma osobne uprawnienie do wglądu we wszystkie faktury. Uprawnienia nadaje właściciel firmy, nie biuro rachunkowe.
Czy można ustawić akceptację zależną od kwoty?
Tak. Właściciel firmy tworzy ścieżki akceptacji: warunki (dostawca, MPK, zakres kwot brutto w złotych) i kroki z osobami. Krok może mieć próg „od kwoty”, poniżej którego jest pomijany, zastępcę na czas nieobecności i eskalację po wskazanej liczbie dni roboczych. Pierwsza pasująca ścieżka wygrywa.
Co się dzieje, gdy akceptujący jest na urlopie?
Jeśli krok ścieżki ma zastępcę, zastępca przejmuje dokument przy nieobecności akceptującego, np. w czasie urlopu zapisanego w kadrach albo ustawionego zastępstwa. Akceptujący może też sam przekazać decyzję innej osobie z uprawnieniem do akceptacji.
Czy budżet MPK blokuje wydatki?
Nie. Budżet miesięczny MPK (brutto, w złotych) nie blokuje zamówienia. Zamówienie, które przekroczyłoby budżet, traci tylko skrót automatycznego zatwierdzenia poniżej progu i trafia do osoby zatwierdzającej.
Jak Billu przypomina o fakturach czekających na decyzję?
Dwa przypomnienia na sprawę, po 2 i po 5 dniach od przypisania, wyłącznie w dni robocze, w porannym podsumowaniu o 7:30. Trzeciego przypomnienia nie ma, a jedna osoba dostaje najwyżej jeden zbiorczy mail z przypomnieniami dziennie.
Czy widać, kto i kiedy zaakceptował fakturę?
Tak. Każda decyzja, przekazanie, odesłanie i zwrot zostaje w historii faktury z osobą, datą i komentarzem. Zwrot przez księgowość otwiera nową rundę, a decyzje z poprzedniej rundy zostają zapisane.
Zatwierdź fakturę w demo
W panelu pracownika zaloguj się jako zofia.adamska@demo-techsoft.pl i otwórz „Faktury do akceptacji”. Potem wejdź jako ewa.wisniewska@demo-techsoft.pl — każde z nich widzi tylko faktury przypisane sobie. Hasło jest na stronie demo.