Regulamin

Obowiązuje od 10.08.2026. Sekcja 8 (moduł Billu Umowy) obowiązuje od 23.10.2026. Sekcja 8a (pakiet „Nowy pracownik”) oraz rozszerzony opis danych w sekcji 4 obowiązują od 10.11.2026. Sekcja 8b (moduł BiLLU Kontrahent) obowiązuje od dnia uruchomienia modułu.

1. Kto jest kim

Usługodawca — Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801. BiLLU jest marką należącą do spółki. Siedziba usługodawcy znajduje się w Polsce. Kontakt z usługodawcą i biurem obsługi klienta: kontakt@billu.pl, telefon +48 791 301 019 (dni robocze 9:00–17:00).

Abonent — biuro rachunkowe albo firma, która zakłada konto i płaci za dostęp do platformy.

Podmiot obsługiwany — firma, której dokumenty abonent prowadzi w platformie. Przy koncie firmowym abonent i podmiot obsługiwany to ta sama organizacja.

Użytkownik — osoba działająca w imieniu abonenta albo podmiotu obsługiwanego, korzystająca z platformy na podstawie nadanego jej dostępu.

2. Czym jest ta usługa

BiLLU to platforma do prowadzenia obiegu faktur zakupowych, integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, ewidencji kontrahentów, rozliczeń bankowych oraz — w zakresie wykupionych modułów — spraw kadrowych. Usługodawca dostarcza oprogramowanie i utrzymuje je w działaniu.

Usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradztwa podatkowego. Nie weryfikuje poprawności dokumentów, nie odpowiada za rozliczenia podatkowe ani za terminowość zgłoszeń do KSeF, ZUS czy urzędu skarbowego. Odpowiedzialność za treść wprowadzanych danych i za wynikające z nich obowiązki spoczywa na abonencie i podmiocie obsługiwanym.

System działa wyłącznie na danych wprowadzonych przez użytkowników lub pobranych na ich polecenie z zewnętrznych źródeł, z których korzystanie sami skonfigurowali. Usługodawca nie zasila platformy danymi z własnych źródeł, nie kupuje ich, nie wzbogaca i nie udostępnia innym abonentom.

3. Podział ról przy danych osobowych

Administratorem danych wprowadzonych do platformy jest abonent, a gdy dane dotyczą podmiotu obsługiwanego — ten podmiot. To on decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu, jak długo je przechowuje i na jakiej podstawie prawnej je przetwarza.

Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym — przechowuje dane i udostępnia je w ramach funkcji platformy, wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora, którym jest samo korzystanie z systemu. Usługodawca nie wykorzystuje tych danych do własnych celów: nie analizuje ich, nie łączy danych różnych abonentów, nie profiluje osób i nie prowadzi na nich działań marketingowych.

Jeżeli abonentem jest biuro rachunkowe, które prowadzi dokumenty swoich klientów, biuro występuje wobec nich jako podmiot przetwarzający, a usługodawca jako dalszy podmiot przetwarzający. Przyjęcie niniejszego regulaminu jest równoznaczne z wyrażeniem przez biuro ogólnej zgody na takie podpowierzenie w rozumieniu art. 28 ust. 2 RODO.

4. Powierzenie przetwarzania

Przyjęcie regulaminu jest równoznaczne z zawarciem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO, na następujących warunkach.

Przedmiot i cel: przechowywanie i udostępnianie danych w ramach funkcji platformy, na potrzeby prowadzenia dokumentacji przez administratora.

Czas trwania: okres obowiązywania umowy o świadczenie usługi.

Rodzaj danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe kontrahentów wraz z numerami rachunków bankowych; treść faktur i dokumentów księgowych; dane pracowników i zleceniobiorców w zakresie umów, wymiaru czasu pracy i nieobecności — jeżeli abonent korzysta z modułu kadrowego; przy pakiecie „Nowy pracownik” i kartotece kadrowej także dane kandydatów i pracowników zbierane na podstawie przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych (w tym numer PESEL, adres, numer rachunku do wypłaty, urząd skarbowy i oddział NFZ, oświadczenia podatkowe i ubezpieczeniowe, wykształcenie i przebieg zatrudnienia, dane dzieci i członków rodziny zgłaszanych do ubezpieczenia zdrowotnego, dokumenty akt osobowych) oraz dane szczególnych kategorii z art. 9 RODO w zakresie dopuszczonym przepisami prawa pracy (orzeczenia o niepełnosprawności, orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy); historia transakcji bankowych, gdy abonent podłączy rachunek; pliki i skany załadowane przez użytkowników; dane uwierzytelniające do KSeF skonfigurowane przez abonenta.

Kategorie osób: pracownicy i współpracownicy abonenta oraz podmiotu obsługiwanego, osoby reprezentujące kontrahentów, a przy module kadrowym również osoby zatrudnione przez podmiot obsługiwany, kandydaci do pracy oraz członkowie rodzin pracowników w zakresie zgłoszeń i uprawnień przewidzianych przepisami.

Obowiązki usługodawcy: przetwarzanie wyłącznie na polecenie administratora, zachowanie poufności przez osoby dopuszczone do danych, stosowanie środków bezpieczeństwa opisanych w sekcji 6, pomoc w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, zawiadomienie administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki oraz usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu umowy na zasadach z sekcji 10.

Dalsi przetwarzający: lista podwykonawców znajduje się w polityce prywatności. O zamiarze zmiany na tej liście usługodawca informuje z wyprzedzeniem, a administrator może zgłosić sprzeciw — jest on równoznaczny z wypowiedzeniem umowy ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

Kontrola: na pisemne żądanie administratora usługodawca udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt, w terminie uzgodnionym i w sposób nienaruszający bezpieczeństwa danych innych abonentów.

5. Dostęp usługodawcy do danych

Panel administracyjny platformy pokazuje usługodawcy nazwę abonenta, wykupione moduły, rozliczenia oraz dane zbiorcze o użyciu. Nie daje wglądu w treść faktur, kartoteki kontrahentów, dane kadrowe ani historię rachunków bankowych.

Do treści danych usługodawca sięga wyłącznie na wyraźną prośbę abonenta, w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii zagrażającej danym, albo gdy wymaga tego prawo. Każde takie sięgnięcie jest rejestrowane w dzienniku zdarzeń.

6. Bezpieczeństwo

Cały ruch odbywa się po HTTPS. Konta użytkowników mogą być zabezpieczone uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, a dla kont z uprawnieniami administracyjnymi jest ono wymagane. Operacje na danych zapisywane są w dzienniku zdarzeń wraz z historią logowań. Pliki i skany przechowywane są w składowaniu obiektowym, a dostęp do nich odbywa się przez odnośniki wygasające po kilkunastu minutach.

Kopie zapasowe baz danych wykonywane są codziennie i przechowywane przez czternaście dni, a kopie z niedziel przez osiem tygodni. Kopie przechowywane są również poza serwerem produkcyjnym, w składowaniu obiektowym na terenie Unii Europejskiej, przez sześćdziesiąt dni.

7. Płatności

Dostęp do platformy jest odpłatny według cennika obowiązującego w dniu zamówienia. Ceny w cenniku są cenami netto; do faktury doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia. Rozliczenie następuje na podstawie faktury, w terminie na niej wskazanym. Operatorem płatności jest PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399; dostępne metody to karta płatnicza, BLIK i szybki przelew (pay-by-link). Rozliczenia prowadzone są w złotych polskich. Wybierając płatność cykliczną, abonent zgadza się na automatyczne obciążanie w kolejnych okresach rozliczeniowych; zgodę można wycofać w każdej chwili ze skutkiem od kolejnego okresu.

Brak płatności po upływie terminu i po bezskutecznym wezwaniu skutkuje wstrzymaniem dostępu. Dane abonenta nie są wtedy usuwane i wracają w komplecie po uregulowaniu należności.

8. Moduł Billu Umowy — odpłatność i rozliczenia

Sekcja dotyczy modułu Billu Umowy dostępnego pod adresem umowy.billu.pl. Stawki opłat za moduł i ceny paczek podpisów podane są w cenniku na billu.pl/umowy; obowiązuje cennik z dnia zamówienia. Ceny są cenami netto. Moduł nie ma okresu próbnego — jest płatny od rejestracji, a do obejrzenia służy wersja demonstracyjna.

Definicje. Klient objęty umową — klient abonenta (przy koncie firmowym: kontrahent), który ma w module co najmniej jeden dokument. Płatnik — abonent, na którego przypada faktura za moduł. Osoba podpisująca — osoba, do której wysłano dokument do podpisu, niezależnie od tego, czy działa w imieniu abonenta, jego klienta czy kontrahenta. Paczka podpisów — przedpłacona pula podpisów jednego rodzaju (standardowy, zaawansowany albo zaawansowany+), w wielkości 10, 20, 50 lub 100 sztuk. Rezerwacja — odłożenie jednej sztuki z paczki w chwili wysyłki dokumentu do podpisu, do czasu rozstrzygnięcia podpisu. Zużycie — ostateczne zejście sztuki z paczki po poprawnym podpisaniu dokumentu przez osobę podpisującą.

Opłata bazowa i klienci. Opłata bazowa obejmuje dziesięciu klientów objętych umową. Za każdego kolejnego klienta nalicza się opłata miesięczna według cennika; stawki są jednakowe dla wszystkich abonentów i nie zmieniają się z upływem czasu korzystania z modułu. Klient liczy się, dopóki ma w module jakikolwiek dokument — także podpisany, wypowiedziany lub zarchiwizowany — a przestaje się liczyć dopiero po jego usunięciu. Liczba rozliczeniowa danego miesiąca to liczba różnych klientów, którzy choć przez chwilę w tym miesiącu mieli w module dokument. Brak limitu klientów: przekroczenie liczby ujętej w opłacie bazowej niczego nie blokuje, a jedynie zwiększa opłatę. Po kontakcie z nami można ustalić większą paczkę klientów na odrębnych, uzgodnionych warunkach.

Rok z góry i roczne paczki klientów. Abonent może opłacić moduł z góry za dwanaście miesięcy w cenie jedenastu. Przy zakupie rocznym można od razu dokupić roczne paczki klientów (+10, +20, +50 lub +100 klientów), których cena równa się liczbie klientów w paczce pomnożonej przez miesięczną stawkę klienta i przez jedenaście. Jeżeli w opłaconym roku liczba rozliczeniowa klientów przekroczy liczbę opłaconą z góry, niczego to nie blokuje; za klientów ponad opłaconą liczbę wystawiamy co miesiąc osobną fakturę według miesięcznej stawki klienta, z dołu, za miesiąc poprzedni.

Paczki podpisów — zakup i aktywacja. Podpisy online kupuje się z góry w paczkach, osobno dla każdego rodzaju podpisu. Abonent zamawia paczkę w module, usługodawca wystawia fakturę, a paczka zostaje aktywowana po zaksięgowaniu wpłaty. Paczka nie wygasa i nie ma terminu ważności. Płatność za paczkę jest jednorazowa; nie obejmuje opłaty za samo wysłanie dokumentu — takiej opłaty nie pobieramy.

Rezerwacja, zużycie i zwrot sztuk. Wysłanie dokumentu do podpisu rezerwuje po jednej sztuce z paczki odpowiedniego rodzaju za każdą osobę podpisującą i każdy wysyłany dokument. Z paczki schodzi na stałe wyłącznie sztuka za dokument poprawnie podpisany przez daną osobę. Jeżeli dokument zostanie odrzucony lub anulowany albo link do podpisu wygaśnie, zarezerwowana sztuka wraca do paczki. Nie można wysłać więcej dokumentów do podpisu, niż wynosi saldo paczki pomniejszone o rezerwacje. Bez dostępnej paczki danego rodzaju nie można wysłać dokumentu do podpisu tym rodzajem; pozostałe funkcje modułu, dostęp do dokumentów i ich archiwum działają bez ograniczeń. Podpis zaawansowany (imienny, z weryfikacją tożsamości) rozlicza się z jednej paczki „zaawansowany”, po 5 zł netto za sztukę. Metodę weryfikacji wybiera sama osoba podpisująca na stronie dostawcy: mObywatel albo AutoIdent (selfie i dokument tożsamości). Wysłanie dokumentu do podpisu zaawansowanego rezerwuje sześć sztuk za każdą osobę. Po podpisie z weryfikacją mObywatelem na stałe schodzi jedna sztuka (5 zł), a pięć wraca do paczki; po podpisie z weryfikacją AutoIdent schodzi sześć sztuk (30 zł). Przy odrzuceniu, anulowaniu lub wygaśnięciu linku wszystkie zarezerwowane sztuki wracają do paczki. Do wysłania dokumentu do podpisu zaawansowanego potrzeba co najmniej sześciu wolnych sztuk. Podpis zaawansowany+ (kwalifikowany) zużywa jedną sztukę z paczki „zaawansowany+”; weryfikacja tożsamości przy każdym dokumencie jest w jego cenie. Ponowna wysyłka, w tym wysłanie nowej wersji dokumentu po poprawkach, rezerwuje sztukę na nowo. Przypomnienie wysłane pocztą elektroniczną na ten sam link nie rezerwuje sztuki.

Kto płaci za podpisy. Płatnik zużywa własne paczki także na podpisy złożone przez swoich klientów i kontrahentów — sztuki schodzą z paczek płatnika, nie z paczek klienta.

Zwroty za paczki. Niewykorzystane sztuki z paczki pozostają do dyspozycji abonenta bez ograniczenia czasowego, dopóki trwa umowa. Wpłata za paczkę podlega zwrotowi pieniężnemu wyłącznie w przypadkach z sekcji 12 (prawo odstąpienia); w pozostałych przypadkach nie jest zwracana.

Terminy naliczenia i rozliczenia. Opłata bazowa jest płatna z góry za dany miesiąc. Dopłata za klientów ponad pakiet w cenie jest płatna z dołu: faktura za kolejny miesiąc obejmuje dopłatę według liczby rozliczeniowej miesiąca poprzedniego. Rok z góry, roczne paczki klientów i paczki podpisów są płatne z góry, na podstawie faktury, w terminie na niej wskazanym. Zmiana stawek nie dotyczy okresów już opłaconych i paczek już zakupionych, a następuje w trybie z sekcji 13.

8a. Pakiet „Nowy pracownik” — odpłatność i rozliczenia

Sekcja dotyczy pakietu „Nowy pracownik” z kartoteką kadrową. Stawki opłat podane są w cenniku na billu.pl/pracownicy; obowiązuje cennik z dnia zamówienia. Ceny są cenami netto, do faktury doliczamy VAT. Pakiet nie ma okresu próbnego — jest płatny od włączenia.

Zakres usługi. Pakiet obejmuje przyjęcie pracownika: wpisanie warunków zatrudnienia z kontrolą przepisów, kwestionariusz wypełniany przez pracownika pod bezpiecznym linkiem, przygotowanie kompletu dokumentów w formacie PDF dobranych do sytuacji pracownika, wysyłkę dokumentów pracownikowi linkiem albo ich druk i przekazanie osobiście z potwierdzeniem odbioru, a także kartotekę pracownika i akta osobowe. Dokumenty są przygotowane na podstawie przepisów prawa; ich treść i stosowanie wobec konkretnego pracownika weryfikuje abonent we własnym zakresie, zgodnie z sekcją 2. Pakiet nie obejmuje naliczania wynagrodzeń, składek ani deklaracji — to osobne moduły.

Definicje. Płatnik — abonent będący biurem rachunkowym, na którego przypada faktura za pakiet. Kandydat — osoba, której dotyczy wniosek przed zatrudnieniem. Pracownik — osoba zatrudniona, której kartoteka prowadzona jest u klienta abonenta z włączonym pakietem.

Opłata bazowa i pracownicy. Opłata bazowa obejmuje dziesięciu pracowników. Za każdego kolejnego pracownika nalicza się opłata miesięczna według cennika; stawki są jednakowe dla wszystkich abonentów. Liczą się pracownicy w kartotekach klientów abonenta z włączonym pakietem, aktywni w danym miesiącu. Kandydaci nie podlegają opłatom. Brak limitu pracowników: przekroczenie liczby ujętej w opłacie bazowej niczego nie blokuje, a jedynie zwiększa opłatę.

Rok z góry i roczne paczki pracowników. Abonent może opłacić pakiet z góry za dwanaście miesięcy w cenie jedenastu. Przy zakupie rocznym można dokupić roczne paczki pracowników (+10, +20, +50 lub +100), których cena równa się liczbie pracowników w paczce pomnożonej przez miesięczną stawkę za pracownika i przez jedenaście. Za pracowników ponad liczbę opłaconą z góry wystawiamy co miesiąc osobną fakturę według miesięcznej stawki, z dołu, za miesiąc poprzedni.

Podpisy elektroniczne. Podpis elektroniczny dokumentów pracowniczych jest dostępny w module Billu Umowy i rozlicza się osobno, z paczek podpisów, według cennika i zasad z sekcji 8. Bez modułu Billu Umowy dokumenty można wydrukować i przekazać pracownikowi osobiście.

Płatnik i faktura. Płatnikiem jest biuro rachunkowe. Faktura za pakiet jest wystawiana ręcznie, w terminie na niej wskazanym. Opłata bazowa jest płatna z góry za dany miesiąc, a dopłata za pracowników ponad pakiet — z dołu. Rok z góry i roczne paczki pracowników są płatne z góry. Zmiana stawek nie dotyczy okresów już opłaconych i następuje w trybie z sekcji 13.

Rezygnacja i dane. Po rezygnacji z pakietu akta i kartoteki pozostają dostępne wyłącznie do odczytu i eksportu. Dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami, z możliwością eksportu; zasady zakończenia korzystania i usunięcia danych opisuje sekcja 10.

8b. Moduł BiLLU Kontrahent — weryfikacja kontrahentów i ankiety dostawców

Sekcja dotyczy modułu BiLLU Kontrahent dostępnego pod adresem kontrahent.billu.pl. Stawki opłat podane są w cenniku na billu.pl/kontrahent; obowiązuje cennik z dnia zamówienia. Ceny są cenami netto, do faktury doliczamy VAT.

Kto może zawrzeć umowę i jak. Moduł jest przeznaczony dla przedsiębiorców i innych podmiotów działających zawodowo; służy do weryfikacji kontrahentów w związku z ich działalnością. Umowę o korzystanie z modułu zawiera się przez rejestrację w module i potwierdzenie adresu e-mail; od tej chwili obowiązuje niniejszy regulamin. Moduł nie ma okresu próbnego — do obejrzenia służy wersja demonstracyjna. Rejestrując się, użytkownik oświadcza, że działa w imieniu przedsiębiorcy i w związku z jego działalnością. Postanowienia sekcji 12 stosuje się do osoby fizycznej, której przysługuje prawo odstąpienia na mocy przepisów bezwzględnie obowiązujących; wobec takiej osoby nie stosujemy ograniczeń odpowiedzialności, które przepisy wyłączają.

Zakres usługi. Moduł: (1) pobiera dane o kontrahencie z rejestrów publicznych i oficjalnych list — Białej listy VAT Ministerstwa Finansów, rejestru REGON (GUS), KRS, CEIDG, systemu VIES, bazy GLEIF oraz list sankcyjnych Unii Europejskiej, ONZ, Wielkiej Brytanii i USA (OFAC); (2) zapisuje każde sprawdzenie z datą i źródłem oraz odpowiedź rejestru; (3) na życzenie użytkownika monitoruje zmiany i powiadamia o nich; (4) wystawia ocenę ryzyka z listą powodów i raport PDF; (5) pozwala wysyłać dostawcom ankiety i gromadzić ich odpowiedzi. Lista źródeł może się zmieniać; o usunięciu źródła informujemy w module.

Charakter informacyjny. Moduł zbiera i porządkuje dane z rejestrów publicznych w stanie z chwili zapytania. Usługodawca nie odpowiada za treść rejestrów ani za ich niedostępność, opóźnienia lub błędy. Źródło, które nie odpowiedziało, oznaczamy jako „nie zweryfikowano”; stan „brak danych” albo „nie zweryfikowano” nie oznacza braku ryzyka. Ocena ryzyka jest wynikiem jawnych reguł, które pokazujemy wraz z powodami; nie jest poradą prawną, podatkową ani rekomendacją handlową. Decyzję o współpracy z kontrahentem i jej skutki podejmuje użytkownik. Trafienie na liście sankcyjnej jest wskazaniem do weryfikacji — dopasowanie następuje po nazwie i identyfikatorach, może być fałszywie dodatnie lub pominąć podmiot zapisany inaczej — i użytkownik rozstrzyga je samodzielnie, w razie wątpliwości z doradcą. Raport PDF pomaga udokumentować staranność, ale nie gwarantuje ochrony przed odpowiedzialnością; o tym rozstrzygają przepisy i organ kontroli.

Ankiety dostawców. Użytkownik wysyła dostawcy link do ankiety; dostawca wypełnia ją bez zakładania konta. Administratorem danych zawartych w odpowiedziach jest użytkownik (abonent), a usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający na zasadach sekcji 3 i 4. Strona ankiety zawiera informację o przetwarzaniu danych (art. 13 i 14 RODO) podaną w imieniu użytkownika jako administratora; użytkownik odpowiada za to, że ma podstawę prawną do kontaktu z dostawcą i do zbierania odpowiedzi. Treść gotowych ankiet BiLLU ma charakter wzorcowy: nie jest oficjalnym standardem żadnej organizacji ani wymaganiem prawa, a jej dobór do własnych obowiązków (np. RODO, NIS2, DORA, ESG) należy do użytkownika. Odpowiedzi dostawcy są jego oświadczeniami; usługodawca ich nie weryfikuje.

Opłaty i rozliczenia. Płacisz za kontrahentów objętych weryfikacją i monitoringiem — 4 zł netto miesięcznie za kontrahenta, a za kontrahenta objętego także ankietami 5 zł netto miesięcznie. Nie ma opłaty bazowej ani limitu sprawdzeń, użytkowników i ankiet wysłanych jednemu kontrahentowi. Stawka jest naliczana osobno dla każdego kontrahenta, więc w jednym koncie mogą występować obie. Kontrahent jest objęty w danym miesiącu, jeżeli choćby przez chwilę miał włączony monitoring albo ankiety; liczba rozliczeniowa miesiąca to liczba różnych kontrahentów objętych w tym miesiącu. Wyłączenie zwalnia miejsce od następnego miesiąca. Sprawdzenie jednorazowe wymaga konta z licencją.

Płatnik. Płatnikiem jest zawsze firma, która weryfikuje kontrahentów; licencję i fakturę wystawiamy na nią, także gdy jej księgowość prowadzi biuro rachunkowe. Nie rozliczamy modułu przez biuro. Biuro weryfikujące własnych kontrahentów jest taką samą firmą jak każda inna.

Pula w cenie. Firma, która ma konto w BiLLU, ma 10 kontrahentów objętych weryfikacją i monitoringiem w cenie; za ankiety u nich płaci 1 zł netto miesięcznie za kontrahenta, a za kolejnych kontrahentów według cennika. Za konto w BiLLU nie uznajemy konta założonego wyłącznie przez rejestrację w module Kontrahent, chyba że ma ono aktywność w platformie (faktury lub KSeF) albo usługodawca przyzna pulę w karcie licencji. Innych kont bezpłatnych nie ma.

Termin i forma. Rozliczenie następuje z dołu: faktura za dany miesiąc jest wystawiana po jego zakończeniu, ręcznie, i płatna w terminie na niej wskazanym. Abonent może opłacić moduł z góry za dwanaście miesięcy w cenie jedenastu, deklarując liczbę kontrahentów; cena roku to deklarowana liczba × stawka × 11. Za kontrahentów ponad deklarowaną liczbę wystawiamy co miesiąc osobną fakturę według stawki miesięcznej, z dołu, za miesiąc poprzedni. Przekroczenie niczego nie blokuje. Zmiana stawek nie dotyczy okresów już opłaconych i następuje w trybie z sekcji 13. Dla integratorów (API, white-label) cenę ustalamy indywidualnie.

Zaległości. Brak płatności po upływie terminu i po bezskutecznym wezwaniu skutkuje zawieszeniem modułu: nowe sprawdzenia, monitoring i wysyłka ankiet zostają wstrzymane, a archiwum weryfikacji i dowodów pozostaje dostępne wyłącznie do odczytu. Danych nie usuwamy; po uregulowaniu należności moduł wraca do pełnego działania.

Dane i dowody. Dane przechowujemy w Unii Europejskiej. Każde wywołanie źródła zapisujemy jako dowód: odpowiedź rejestru w postaci niezmiennej, z datą, źródłem i wersją adaptera. Ponowna weryfikacja dodaje nowy wpis i nie nadpisuje poprzedniego. Dowody przechowujemy niezmiennie przez okres retencji, domyślnie 5 lat od końca objęcia kontrahenta weryfikacją, jako dokumentację należytej staranności użytkownika. Okres może być skrócony lub wydłużony w ustawieniach przez administratora konta, w granicach określonych w module. Każdy dowód jest szyfrowany własnym kluczem. Gdy osoba, której dane dotyczą, skutecznie żąda usunięcia danych osobowych zawartych w dowodzie, a użytkownik jako administrator je uwzględni, usunięcie realizujemy przez trwałe zniszczenie klucza szyfrującego dowód; dowód staje się wtedy nieodczytelny, choć jego zapis techniczny może pozostać do końca okresu retencji. Po rozwiązaniu umowy użytkownik może wyeksportować dane i raporty, a ich usunięcie następuje według sekcji 10.

Powierzenie. W zakresie danych wprowadzonych do modułu lub pobranych na polecenie użytkownika usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na warunkach sekcji 3 i 4 (umowa powierzenia zawarta przez przyjęcie regulaminu). Rejestry publiczne, z których pobieramy dane, nie są podmiotami przetwarzającymi. Dalsi przetwarzający pozostają bez zmian: Hetzner Online GmbH (serwery i składowanie obiektowe w UE) oraz Brevo (wysyłka wiadomości, w tym zaproszeń do ankiet), jak w polityce prywatności. Wprowadzenie nowego, na przykład dostawcy raportów zagranicznych, poprzedzimy zawiadomieniem z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem.

Licencje źródeł. Dane z rejestrów i list sankcyjnych udostępniamy na warunkach ich wydawców, w szczególności dane brytyjskie na warunkach Open Government Licence v3.0, a dane Unii Europejskiej na podstawie decyzji Komisji 2011/833/UE w sprawie ponownego wykorzystywania dokumentów. Dane pozyskane przez moduł służą użytkownikowi do własnej weryfikacji kontrahentów. Użytkownik nie może ich odsprzedawać, udostępniać odpłatnie ani budować z nich konkurencyjnej bazy ani usługi dla osób trzecich.

Odpowiedzialność. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z decyzji podjętych na podstawie danych z rejestrów i ocen ryzyka wygenerowanych przez moduł, w tym za decyzję o nawiązaniu, utrzymaniu lub zakończeniu współpracy z kontrahentem, ani za niedostępność, nieaktualność lub błędy rejestrów publicznych. Odpowiedzialność usługodawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy co do modułu jest ograniczona na zasadach ogólnych regulaminu; regulamin nie przewiduje odrębnej kwoty limitu, a wyłączenia z tej sekcji nie obejmują szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy przepisów bezwzględnie obowiązujących.

9. Dostępność usługi

Usługodawca dokłada starań, aby platforma była dostępna w sposób ciągły, zastrzegając możliwość przerw technicznych. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem, a przeprowadza je w miarę możliwości poza godzinami pracy.

Usługodawca nie odpowiada za niedostępność wynikającą z awarii po stronie Krajowego Systemu e-Faktur, banków, operatorów płatności ani innych systemów zewnętrznych, z którymi platforma się łączy.

10. Zakończenie korzystania

Abonent może zrezygnować w każdej chwili, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Przed rezygnacją może samodzielnie wyeksportować dane — funkcja eksportu jest dostępna w systemie i nie wymaga kontaktu z usługodawcą.

Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane w terminie trzydziestu dni, z zastrzeżeniem dokumentów, których przechowywanie nakazuje prawo, oraz kopii zapasowych, które wygasają w cyklu opisanym w sekcji 6.

Akt osobowych i dokumentacji pracowniczej prowadzonej w pakiecie „Nowy pracownik” nie usuwamy w tym trybie bez polecenia administratora: przed upływem okresu przechowywania wymaganego przepisami prawa pracy pozostają dostępne do odczytu i eksportu, a ich wydanie albo usunięcie następuje na polecenie abonenta lub podmiotu obsługiwanego, po wcześniejszym eksporcie.

11. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania platformy przyjmujemy na adres kontakt@billu.pl. Rozpatrujemy je w terminie czternastu dni od otrzymania, a odpowiedź kierujemy na adres, z którego zgłoszenie wpłynęło.

12. Prawo odstąpienia od umowy

Abonentowi będącemu konsumentem, a także osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, przysługuje prawo odstąpienia od umowy w terminie czternastu dni od jej zawarcia, bez podania przyczyny i bez ponoszenia kosztów.

Wystarczy wysłać oświadczenie na kontakt@billu.pl przed upływem terminu; wzór nie jest wymagany. Jeżeli korzystanie z platformy rozpoczęło się na wyraźne żądanie przed upływem tego terminu, abonent płaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu.

Zwrot płatności następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie czternastu dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, chyba że abonent zgodzi się na inną. Poza tym przypadkiem opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi — z wyjątkiem sytuacji, w których platforma była niedostępna z przyczyn leżących po naszej stronie; wtedy zwracamy ją proporcjonalnie do czasu niedostępności.

13. Zmiany regulaminu

O zmianach regulaminu abonenci informowani są z co najmniej czternastodniowym wyprzedzeniem. Brak sprzeciwu przed wejściem zmian w życie oznacza ich akceptację; sprzeciw jest równoznaczny z rezygnacją ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.