Program dla biura rachunkowego, który zbiera od klientów faktury i akceptacje
W skrócie
Billu to program dla biura rachunkowego do obiegu faktur kosztowych z klientami: pobiera faktury z KSeF dla każdego klienta osobno, daje klientowi i jego pracownikom ekran do opisu i akceptacji, przygotowuje paczkę przelewów i eksportuje zaakceptowane faktury do programu księgowego.
Nie prowadzi ksiąg — stoi przed programem, w którym biuro księguje. Abonament od 200 zł netto miesięcznie, bez opłat za liczbę użytkowników.
Gdzie biuro traci czas na faktury kosztowe?
Od 1 lutego 2026 faktury od dostawców przychodzą przez KSeF, ale klient biura ich tam nie ogląda. Leżą w systemie Ministerstwa Finansów, a w biurze zaczyna się seria pytań: czy to wasza faktura, na jakie MPK, czy towar dotarł, czy już zapłacone. Odpowiedzi przychodzą mailem, telefonem albo wcale, a dokumenty spoza KSeF — zagraniczne, paragony, PDF-y z maila — dalej trzeba zebrać osobno.
Billu przenosi tę rozmowę do jednego miejsca. Każda faktura ma status, osobę, która ma o niej zdecydować, i ślad, kto co zrobił. Biuro widzi, na co czeka, i nie musi pytać.
Jak to działa — cztery kroki
- Pobranie z KSeF. Firma podłącza swój KSeF w panelu (token, certyfikat kwalifikowany albo certyfikat KSeF). Billu pobiera faktury kosztowe i sprzedażowe automatycznie, a biuro może je pobrać ręcznie w każdej chwili. Faktury spoza KSeF klient, jego pracownik albo biuro wgrywa jako PDF.
- Opis i akceptacja u klienta. Firma przypisuje fakturę osobie, która ją zatwierdza, przypisuje MPK i — jeśli korzysta z zamówień — spina ją z zamówieniem i dostawą. Akceptujący może przekazać decyzję albo odesłać fakturę do księgowości z powodem. Szczegóły: akceptacja faktur kosztowych.
- Paczka przelewów. Z zaakceptowanych faktur powstaje plik przelewów dla bankowości firmowej — z profilami PKO, Pekao, BNP Paribas, Millennium, Credit Agricole, ING, Aliora i mBanku — z podzieloną płatnością tam, gdzie jest wymagana, i sprawdzeniem rachunku na Białej liście VAT.
- Eksport do programu księgowego. Biuro pobiera plik zaakceptowanych faktur w formacie swojego programu i księguje je u siebie.
Pełny przebieg z terminami i statusami: obieg faktur kosztowych z KSeF.
Czego Billu nie zastępuje?
Billu nie jest programem do prowadzenia ksiąg. Nie prowadzi ksiąg rachunkowych ani KPiR, nie zamyka miesiąca i nie zastępuje Optimy, enovy czy Symfonii. Biuro zostaje przy swoim programie, a Billu dostarcza do niego faktury już opisane i zaakceptowane przez klienta. Billu nie świadczy też usług księgowych ani doradztwa podatkowego.
| Program księgowy | Format eksportu z Billu |
|---|---|
| Comarch Optima | CSV |
| Symfonia FK | CSV |
| enova365 | XML |
| InsERT GT, Subiekt, Nexo | CSV (Windows-1250) |
| Rewizor GT, Rachmistrz GT | CSV z kontami Wn/Ma |
| wFirma | XML |
| Inny program | uniwersalny CSV |
Trzy panele: biuro, firma, pracownik firmy
| Panel | Kto się loguje | Co tam robi |
|---|---|---|
| Biuro rachunkowe | właściciel biura i pracownicy biura (każdy widzi przypisanych mu klientów) | paczki dokumentów klientów, import z KSeF, eksport do programu księgowego, wiadomości i zadania z klientami, kadry klientów |
| Firma (klient biura) | właściciel firmy — numerem NIP i hasłem albo jednym kontem do kilku firm | faktury kosztowe i sprzedażowe, przypisanie do akceptacji, MPK, paczki przelewów, uprawnienia pracowników |
| Pracownik firmy | pracownik klienta, własnym loginem | tylko to, na co pozwolił właściciel: faktury do akceptacji, zamówienia i dostawy, własne paski i urlopy |
Jak to wygląda od strony klienta: portal klienta biura rachunkowego.
Moduły dodatkowe
- Umowy — umowy biura z klientami i umowy firm z kontrahentami, wzory z plików Word, aneksy i podpis online. Uwaga: podpis działa dziś w trybie demonstracyjnym dostawcy (SIGNIUS), czyli bez skutków prawnych, do czasu umowy produkcyjnej.
- Nowy pracownik — dane od kandydata przez link, komplet dokumentów do przyjęcia i założenie pracownika w kartotece kadrowej.
- Kadry i płace (dodatek Kadry albo pakiet Biuro Max) — kartoteka, umowy, listy płac, urlopy z obiegiem po stronie firmy, deklaracje ZUS i PIT.
Ile to kosztuje?
Ceny netto miesięcznie, zależnie od liczby aktywnych firm (takich, które w danym miesiącu mają choć jeden dokument). Obieg akceptacji faktur i zamówienia są w dodatku Zakupy do pakietu Biuro albo w pakiecie Biuro Max.
| Pakiet | do 15 firm | 16–50 firm | 51–120 firm |
|---|---|---|---|
| Start (10 modułów) | 200 zł | 300 zł | 500 zł |
| Biuro (18 modułów) | 300 zł | 500 zł | 750 zł |
| Biuro Max (41 modułów) | 450 zł | 700 zł | 1100 zł |
| + Zakupy (dodatek do pakietu Biuro) | +100 zł | +150 zł | +230 zł |
Powyżej 120 firm — oferta indywidualna. Rok z góry: −10%. Kalkulator: wycena. Wszystkie moduły: funkcje. Fakty i ograniczenia w jednym miejscu: czym jest Billu.
Najczęstsze pytania
Czy Billu jest programem do prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Nie. Billu nie prowadzi ksiąg rachunkowych ani KPiR. Obsługuje obieg dokumentów między biurem rachunkowym a klientem: pobranie faktur z KSeF, opis i akceptację u klienta, paczkę przelewów, a na końcu eksport zaakceptowanych faktur do programu księgowego, którego biuro już używa.
Do jakich programów księgowych Billu eksportuje faktury?
Do Comarch Optima (CSV), Symfonii FK (CSV), enova365 (XML), InsERT GT, Subiekta i Nexo (CSV), Rewizora GT i Rachmistrza GT (CSV) oraz wFirmy (XML). Dla pozostałych programów jest uniwersalny plik CSV. Eksport jest dostępny od pakietu Biuro.
Ile kosztuje Billu dla biura rachunkowego?
Od 200 zł netto miesięcznie (pakiet Start, do 15 firm) do 1100 zł netto (pakiet Biuro Max, 51–120 firm). Powyżej 120 firm wycena jest indywidualna. Konta pracowników biura i klientów są bez limitu, a płatność roczna z góry jest tańsza o 10%.
Czy klient biura musi coś instalować?
Nie. Billu działa w przeglądarce. Właściciel firmy loguje się numerem NIP i hasłem, a jego pracownicy własnymi kontami z uprawnieniami, które nadaje właściciel.
Jak sprawdzić Billu przed zakupem?
W demo pod adresem demo.billu.pl, bez rejestracji. Są tam biuro rachunkowe, trzy firmy klienckie i pięć kont pracowników jednej z nich. Demo działa od 6:00 do 21:00 i co noc wraca do stanu wyjściowego.
Zobacz to na danych demo
Zaloguj się jako biuro (NIP 0000000001) i otwórz paczki dokumentów klientów. Potem w panelu pracownika wejdź jako zofia.adamska@demo-techsoft.pl i przejdź do „Faktury do akceptacji”. Loginy i hasło są na stronie demo.