Portal klienta dla biura rachunkowego
W skrócie
Billu daje każdemu klientowi biura rachunkowego własny portal w przeglądarce: faktury kosztowe z KSeF do opisu i akceptacji, faktury sprzedażowe, zamówienia z dokumentem PZ, wiadomości i zadania z biurem, a w pakietach z kadrami — urlopy i paski pracowników.
Właściciel firmy zakłada konta swoim pracownikom i sam decyduje, kto co widzi. Biuro nie musi zarządzać ludźmi klienta.
Trzy panele w jednym systemie
| Panel | Logowanie | Zakres |
|---|---|---|
| Biuro rachunkowe | e-mail właściciela biura albo pracownika biura | wszyscy klienci biura albo tylko przypisani danemu pracownikowi |
| Firma — klient biura | NIP i hasło firmy albo konto właściciela kilku firm | cała firma: dokumenty, ustawienia, KSeF, uprawnienia pracowników |
| Pracownik firmy | własny login w panelu pracownika | tylko to, na co pozwolił właściciel |
Co widzi klient biura?
- Faktury kosztowe pobrane z KSeF i wgrane z PDF-a, ze statusem weryfikacji, obiegu akceptacji i zapłaty.
- Akceptację faktur — przypisanie osób, ścieżki z progami kwot, MPK i budżety (jak działa akceptacja).
- Faktury sprzedażowe — wystawianie i wysyłka do KSeF.
- Zamówienia i dostawy — zamówienie z akceptacją, przyjęcie dokumentem PZ, spięcie z fakturą.
- Paczki przelewów do bankowości firmowej i odnotowanie zapłaty.
- Kontrahentów, kalendarz podatkowy i pliki wymieniane z biurem.
- Wiadomości i zadania z biurem rachunkowym (niżej).
Pracownicy klienta i ich uprawnienia
Uprawnienie to nie to samo co moduł. Moduł włącza biuro i mówi, czy funkcja istnieje dla tej firmy; uprawnienie nadaje właściciel firmy i mówi, kto ją widzi. Gdy czegoś brakuje, komunikat mówi, do kogo iść: „moduł niedostępny” — do biura, „brak uprawnienia” — do właściciela.
Przy zakładaniu konta właściciel wybiera gotowy zestaw i może go potem zmienić uprawnienie po uprawnieniu:
| Uprawnienie | Pracownik | Kierownik | Magazynier | Zatwierdza wydatki |
|---|---|---|---|---|
Własne paski i wnioski urlopowe hr.self | tak | tak | tak | — |
Zatwierdza urlopy pozostałych pracowników hr.team | — | tak | — | — |
Zatwierdza faktury kosztowe przypisane sobie invoices.approve | — | tak | — | tak |
Odnotowuje zapłatę faktury invoices.payment | — | tak | — | tak |
Wystawia zamówienia orders.create | — | — | tak | — |
Zatwierdza zamówienia orders.approve | — | — | — | tak |
Przyjmuje dostawy i wystawia PZ orders.receive | — | — | tak | — |
Poza zestawami, osobnym ruchem właściciela przy konkretnej osobie, nadaje się: wgląd we wszystkie faktury kosztowe firmy (invoices.view_all), wgrywanie faktur spoza KSeF (invoices.upload), wgląd w faktury sprzedaży i odnotowanie ich zapłaty (sales.view, sales.payment), zawężenie zamówień do własnych (orders.own_only), uprawnienia modułu Umowy oraz rolę dyrektora — pracownika, który widzi panel firmy jak właściciel, ale bez ustawień firmy (KSeF, moduły, bezpieczeństwo, uprawnienia). Zestaw „Bez dostępu” zostawia osobę w kartotece kadrowej z samym profilem.
Jedno konto do kilku firm
Właściciel, który prowadzi kilka firm w tym samym biurze, nie musi logować się do każdej osobno NIP-em. Biuro wiąże jego firmy ręcznie w karcie klienta — ten sam adres e-mail przy dwóch firmach niczego sam nie łączy. Po zalogowaniu właściciel wybiera firmę. Firma z włączonym logowaniem dwuskładnikowym otwiera się wyłącznie NIP-em, żeby konto nie omijało jej kodu.
Kadry i urlopy po stronie klienta
W pakietach z kadrami pracownik firmy ma w swoim panelu paski wynagrodzeń i wnioski urlopowe. Wniosek rozpatruje pracownik z uprawnieniem do urlopów zespołu, właściciel firmy albo biuro. Własnego wniosku nikt nie zatwierdza sam sobie. Przyjęcie nowej osoby z kompletem dokumentów obsługuje moduł Nowy pracownik.
Wiadomości i zadania z biurem
- Wiadomości — korespondencja biura z klientem wewnątrz systemu, w wątkach, z załącznikami i ustawieniami powiadomień.
- Zadania — klient zleca biuru sprawę, biuro może podać wycenę, a klient ją akceptuje albo odrzuca w portalu; status zadania widzą obie strony.
Bezpieczeństwo
| Zabezpieczenie | Jak działa |
|---|---|
| Logowanie dwuskładnikowe | kod z aplikacji TOTP (Google Authenticator, Microsoft Authenticator i inne); sekret zapisany w bazie w postaci zaszyfrowanej |
| Dozwolone adresy IP | firma może ograniczyć logowanie do swojej listy adresów |
| Izolacja firm | każde zapytanie o dokumenty obiegu filtruje po firmie; pracownika innej firmy nie da się przypisać do decyzji |
| Dziennik zdarzeń i sesji | kto, kiedy i co zrobił, oraz rejestr aktywnych sesji |
| Miejsce danych | serwery w Unii Europejskiej (Niemcy) |
Cały obieg dokumentu od KSeF do eksportu: obieg faktur kosztowych z KSeF. Moduły i pakiety: funkcje, wycena, czym jest Billu.
Najczęstsze pytania
Jak klient biura loguje się do portalu Billu?
Właściciel firmy loguje się numerem NIP i hasłem firmy. Jeśli prowadzi kilka firm w tym samym biurze, biuro może powiązać je z jednym kontem właściciela — wtedy wystarcza jeden e-mail i jedno hasło. Pracownicy firmy mają własne loginy do panelu pracownika.
Kto nadaje uprawnienia pracownikom klienta?
Właściciel firmy, w swoim panelu. Biuro rachunkowe włącza moduły, czyli decyduje, czy funkcja w ogóle istnieje dla tej firmy, a właściciel decyduje, kto z jego ludzi ją widzi. Dostęp wymaga obu.
Czy pracownik klienta widzi wszystkie faktury firmy?
Nie, domyślnie widzi tylko faktury przypisane mu do decyzji. Wgląd we wszystkie faktury kosztowe firmy to osobne uprawnienie, które właściciel nadaje konkretnej osobie. Daje wgląd i wydruk, nie prawo decyzji.
Czy klient może prowadzić w portalu urlopy pracowników?
Tak, w pakietach z kadrami. Pracownik składa wniosek urlopowy w swoim panelu, a rozpatruje go pracownik z uprawnieniem do urlopów zespołu, właściciel firmy albo biuro. Własnego wniosku nikt nie zatwierdza sam sobie. Pracownik widzi też swoje paski wynagrodzeń.
Jak chronione są dane klientów biura?
Dane każdej firmy są oddzielone na poziomie modelu danych: każde zapytanie o dokumenty obiegu filtruje po firmie. Logowanie można zabezpieczyć drugim składnikiem (aplikacja TOTP) i listą dozwolonych adresów IP. Dane przechowujemy w Unii Europejskiej, w Niemczech.
Zobacz portal oczami klienta i jego ludzi
Zaloguj się jako firma TechSoft (NIP 0000000011), a potem w panelu pracownika jako anna.kowalczyk@demo-techsoft.pl (magazynier — zamówienia i PZ) i rafal.sikora@demo-techsoft.pl (bez dostępu — sam profil). Hasło jest na stronie demo.