Obieg faktur kosztowych z KSeF: pobranie, opis, akceptacja, płatność
W skrócie
W Billu faktura kosztowa przechodzi sześć etapów: pobranie z KSeF (albo wgranie PDF), weryfikację, akceptację u klienta biura, paczkę przelewów, odnotowanie zapłaty i eksport do programu księgowego biura.
Klient dostaje najwyżej dwa maile dziennie — o 7:30 i 14:30 — a biuro widzi przy każdej fakturze, na kogo czeka.
Jak wygląda obieg faktury krok po kroku?
- Import. Billu pobiera fakturę z KSeF klienta. Fakturę spoza KSeF ktoś wgrywa jako PDF.
- Paczka miesiąca. Faktura trafia do paczki dokumentów klienta za dany okres; duplikaty są wykrywane.
- Przypisanie. Firma przypisuje fakturę osobie albo osobom, które mają ją zatwierdzić — ręcznie albo według ścieżki akceptacji.
- Opis i decyzja. Akceptujący sprawdza fakturę, przypisuje MPK, spina ją z zamówieniem i przyjęciem dostawy, a potem akceptuje, odrzuca z komentarzem, przekazuje albo odsyła do księgowości.
- Płatność. Z zaakceptowanych faktur powstaje paczka przelewów do bankowości firmowej. Uprawniona osoba odnotowuje zapłatę.
- Eksport. Biuro pobiera plik zaakceptowanych faktur do swojego programu księgowego i księguje.
Kto co robi w obiegu?
| Biuro rachunkowe | Klient (właściciel firmy) | Pracownik klienta |
|---|---|---|
| importuje z KSeF, weryfikuje paczkę, zwraca fakturę do ponownej akceptacji, wpisuje datę otrzymania faktur spoza KSeF, eksportuje do programu księgowego | podłącza KSeF, przypisuje faktury do akceptacji, ustawia ścieżki akceptacji, MPK i budżety, nadaje uprawnienia, przygotowuje przelewy | zatwierdza przypisane faktury, opisuje MPK, wiąże z zamówieniem, odnotowuje zapłatę albo wgrywa PDF — zależnie od uprawnień |
Kiedy i jak często Billu pobiera faktury z KSeF?
Import automatyczny działa raz na dobę rano, od 6:00, czyli przed porannym podsumowaniem o 7:30 — albo raz w miesiącu we wskazanym dniu, zależnie od ustawienia. Każdy przebieg pobiera bieżący i poprzedni miesiąc: faktura wpisana do KSeF z opóźnieniem nie wypada z obiegu. Biuro i firma mogą też w każdej chwili kliknąć „Importuj z KSeF”.
Połączenie z KSeF firma ustawia w swoim panelu: token, certyfikat kwalifikowany (PFX/P12) albo certyfikat KSeF. Billu ostrzega mailem 30, 14 i 7 dni przed wygaśnięciem certyfikatu. Więcej o uprawnieniach: KSeF dla biura rachunkowego.
Faktury spoza KSeF
Faktura zagraniczna, z maila albo papierowa wchodzi przez „Dodaj fakturę spoza KSeF (PDF)”. Billu odczytuje dane z pliku, a człowiek je poprawia i zatwierdza. Jeśli na PDF-ie widnieje numer KSeF, system sprawdza, czy ta faktura już jest w Billu albo przyjdzie z najbliższym importem, i nie zakłada jej drugi raz.
Dla faktury spoza KSeF biuro wpisuje datę otrzymania — trafia ona do pola DataWplywu w ewidencji zakupu JPK_V7M. Faktura z KSeF ma tę datę z KSeF i nie wpisuje się jej ręcznie.
Jakie statusy ma faktura?
Faktura ma dwie osobne osie, żeby status formalny nie znikał pod statusem zapłaty:
| Oś | Wartości |
|---|---|
| Weryfikacja | oczekuje · zaakceptowana · odrzucona |
| Obieg akceptacji u klienta | bez obiegu (do przypisania) · w toku · zaakceptowana · odrzucona; osobno „odesłana do księgowości” |
| Zapłata | nieopłacona · w przelewie (w paczce, jeszcze nie na wyciągu) · częściowo · opłacona · anulowana; termin liczony z daty płatności |
Podsumowanie dnia — 7:30 i 14:30
Billu nie wysyła maila przy każdym zdarzeniu. W dni robocze o 7:30 i 14:30 składa jedno podsumowanie na adres: nowe faktury do weryfikacji, faktury przypisane do decyzji, decyzje innych osób i zamówienia do akceptacji. Rano dochodzą przypomnienia o sprawach, które czekają 2 i 5 dni, oraz zbliżający się termin weryfikacji paczki.
Paczki przelewów i podzielona płatność
Z zaakceptowanych faktur Billu tworzy plik do importu w bankowości firmowej. Każdy bank ma własny profil — stronę kodową, dozwolone znaki, limit rekordów i sposób oznaczenia MPP:
| Bank | Bankowość |
|---|---|
| PKO Bank Polski | iPKO biznes |
| Bank Pekao | PekaoBiznes24 |
| BNP Paribas | GOonline Biznes |
| Bank Millennium | Millenet |
| Credit Agricole | CA24 eBank |
| ING Bank Śląski | ING Business |
| Alior Bank | bankowość firmowa |
| mBank | CompanyNet |
| Inny bank | Elixir-O, Windows-1250 albo CP852 |
MPP: przelew dostaje znacznik podzielonej płatności automatycznie, gdy faktura ma adnotację „mechanizm podzielonej płatności” albo ma co najmniej 15 000 zł brutto i VAT do wydzielenia. Przy każdej fakturze można wybrać „tak” lub „nie” ręcznie. Przy fakturach od 15 000 zł Billu sprawdza też rachunek dostawcy na Białej liście VAT.
Eksport do programu księgowego
Zaakceptowane faktury biuro pobiera w formacie swojego programu: Comarch Optima, Symfonia FK, enova365, InsERT GT / Subiekt / Nexo, Rewizor GT / Rachmistrz GT, wFirma albo uniwersalny CSV. Billu nie prowadzi ksiąg — zobacz program dla biura rachunkowego, gdzie opisujemy, czego nie zastępuje.
Najczęstsze pytania
Jak często Billu pobiera faktury z KSeF?
Automatycznie raz na dobę rano, od 6:00, przed porannym podsumowaniem o 7:30, albo raz w miesiącu we wskazanym dniu — zależnie od ustawienia. Przy każdym imporcie dociągany jest też poprzedni miesiąc, żeby nie zgubić faktur wpisanych do KSeF z opóźnieniem. Ręcznie można pobrać faktury w każdej chwili.
Co z fakturami, których nie ma w KSeF?
Właściciel firmy, uprawniony pracownik albo biuro wgrywa fakturę jako PDF. Billu odczytuje dane z pliku, człowiek je sprawdza i zatwierdza. Jeśli na PDF-ie jest numer KSeF, Billu sprawdza, czy ta faktura już jest albo przyjdzie z KSeF, i nie zakłada jej drugi raz. Dla faktur spoza KSeF biuro wpisuje datę otrzymania, która trafia do pola DataWplywu w ewidencji zakupu JPK.
Kiedy klient dostaje powiadomienia o fakturach?
W dni robocze o 7:30 i 14:30, w jednym podsumowaniu dnia: nowe faktury do weryfikacji, faktury przypisane do akceptacji, decyzje innych osób, a rano także przypomnienia o sprawach czekających 2 i 5 dni. Najwyżej dwa takie maile dziennie na adres.
Do jakich banków Billu przygotowuje paczkę przelewów?
Ma profile plików dla PKO Banku Polskiego, Pekao, BNP Paribas, Millennium, Credit Agricole, ING, Aliora i mBanku oraz ogólny format Elixir-O dla innych banków. Podzielona płatność jest zaznaczana automatycznie, gdy faktura ma adnotację o MPP albo ma co najmniej 15 000 zł brutto i VAT do wydzielenia; przy każdej fakturze można to zmienić.
Czy biuro widzi, kto zaakceptował fakturę?
Tak. Każda decyzja, przekazanie, odesłanie i zwrot zostaje w historii faktury z osobą, datą i komentarzem, a zdarzenia trafiają do dziennika zdarzeń.
Przejdź obieg na danych demo
Zaloguj się jako biuro (NIP 0000000001) i otwórz paczkę dokumentów klienta TechSoft. Potem w panelu pracownika wejdź jako ewa.wisniewska@demo-techsoft.pl → „Faktury do akceptacji”. Hasło jest na stronie demo.