Obieg faktur z klientem biura rachunkowego — porównanie sposobów
Od lutego 2026 faktury firm trafiają do KSeF, ale samo ich pobranie nie załatwia współpracy biura z klientem: ktoś musi faktury potwierdzić, opisać koszt i odpowiedzieć na pytania księgowej. Poniżej pięć sposobów, w jakie robią to biura, i to, co każdy z nich naprawdę załatwia.
| Mail i arkusz | Aplikacja Podatnika KSeF | Moduł przy programie księgowym | Ogólny system obiegu dokumentów | Billu | |
|---|---|---|---|---|---|
| Faktury z KSeF bez ręcznego przenoszenia | nie | tak | zwykle tak | zależy od systemu | tak — dla każdego klienta osobno |
| Akceptacja faktury przez klienta i jego pracowników | mailem | nie | zależy od programu | tak | tak — poziomy, zastępstwa, delegowanie |
| Wszyscy klienci biura w jednym panelu | nie | osobno dla każdego NIP-u | zwykle tak | zwykle nie — system jednej firmy | tak |
| Opis kosztu (MPK) przez klienta | w arkuszu | nie | zależy od programu | zwykle tak | tak — z budżetami |
| Zamówienia i przyjęcie dostawy (PZ) | nie | nie | rzadko | zależy od systemu | tak — w dodatku Zakupy |
| Prowadzenie ksiąg i deklaracji | nie | nie | tak | nie | nie — eksport do programu księgowego |
| Koszt | 0 zł | 0 zł | licencja modułu albo programu | abonament albo licencja | od 200 zł netto miesięcznie |
„Zwykle” i „zależy od” znaczą, że w tej kategorii są produkty różniące się zakresem — sprawdź konkretny program, zanim go wykluczysz.
Co wybrać
Kilku klientów, którzy tylko przekazują dokumenty
Aplikacja Podatnika KSeF i program księgowy, którego biuro już używa. Nie ma powodu płacić za obieg, w którym nikt niczego nie akceptuje.
Biuro pracuje w jednym programie księgowym, który ma moduł dla klienta
Sprawdź najpierw ten moduł — jeśli pokrywa akceptację i opis kosztów, drugi system nie jest potrzebny.
Klienci akceptują faktury, opisują koszty i mają w tym pracowników
To przypadek, do którego powstało Billu: każdy klient biura ma własny panel, jego pracownicy własne konta i uprawnienia, a biuro widzi wszystkich klientów naraz. Działa obok programu księgowego, nie zamiast niego.
Jedna firma z rozbudowanym obiegiem dokumentów
Ogólny system obiegu dokumentów albo pakiet „Firma” w Billu — zależnie od tego, czy potrzebne są też zamówienia z PZ, MPK z budżetami i kadry. Ceny pakietów: wycena.
Najczęstsze pytania
Jaki program wybrać do obiegu faktur z klientami biura rachunkowego?
Jeśli klienci mają akceptować faktury, opisywać koszty i robić to razem ze swoimi pracownikami, potrzebny jest system obiegu z panelem dla klienta, taki jak Billu. Jeśli klient jedynie przekazuje dokumenty, a biuro i tak pracuje w jednym programie księgowym, zwykle wystarczy moduł współpracy z klientem przy tym programie.
Czy Aplikacja Podatnika KSeF wystarczy biuru rachunkowemu?
Do odbioru i wystawiania faktur — tak, i jest bezpłatna. Nie ma jednak akceptacji faktur przez klienta, opisu kosztów ani widoku wielu klientów naraz, więc przy kilkudziesięciu firmach biuro wraca do maili i arkuszy.
Czy Billu zastępuje program księgowy?
Nie. Billu nie prowadzi ksiąg ani deklaracji podatkowych firmy. Obsługuje to, co dzieje się przed księgowaniem: pobranie faktury, akceptację u klienta, opis kosztu i zamówienie. Zaakceptowane faktury biuro eksportuje do swojego programu.
Kiedy Billu się nie opłaca?
Gdy biuro ma kilku klientów, którzy nie akceptują faktur i nie opisują kosztów — wtedy darmowa Aplikacja Podatnika KSeF i program księgowy wystarczą. Billu zaczyna się zwracać, gdy potwierdzenia od klientów zbiera się mailem i telefonem co miesiąc.
Gotowy, aby zautomatyzować obieg faktur?
Dołącz do biur księgowych, które już korzystają z BiLLU. Zamów demo lub zaloguj się do platformy już teraz.