Polityka prywatności

Wersja 12.11.2026, obowiązuje od 12.11.2026. Poprzednia wersja obowiązywała od 10.11.2026; zmiana uzupełnia listę odbiorców danych (sekcja 6), opisuje dokładniej pliki cookie i Google Analytics, także w panelu portal.billu.pl (sekcja 7), oraz zakres szyfrowania (sekcja 5).

W skrócie: dane firm, kontrahentów i pracowników wprowadzają do platformy sami abonenci — biura rachunkowe i firmy — w systemie, który im udostępniamy. To oni decydują, jakie dane zbierają i po co, i to oni są ich administratorami. My przechowujemy te dane na ich polecenie i nie wykorzystujemy ich do żadnych własnych celów.

Kto jest administratorem

Administratorem danych, o których mowa w części 1, jest Sendormeco Holding sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000906110, NIP 5252866457, REGON 389194801. BiLLU jest marką należącą do spółki. Kontakt: kontakt@billu.pl.

Dwie różne role, dwa różne zestawy zasad

Ta polityka opisuje dwie odrębne sytuacje. W pierwszej jesteśmy administratorem danych: dotyczy to osób odwiedzających tę stronę i przedstawicieli firm, z którymi zawieramy umowę. W drugiej jesteśmy wyłącznie podmiotem przetwarzającym: dotyczy to wszystkiego, co abonenci wprowadzają do platformy.

1. Dane, których administratorem jesteśmy my

Przetwarzamy dane osób kontaktujących się z nami oraz osób reprezentujących abonentów: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwę i dane rejestrowe firmy oraz dane rozliczeniowe.

Cele i podstawy: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawianie i przechowywanie faktur (lit. c), obsługa zapytań i dochodzenie roszczeń (lit. f). Dane przechowujemy przez czas trwania umowy, a dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

2. Dane w platformie — jesteśmy tylko procesorem

Administratorem danych wprowadzonych do platformy jest abonent, a gdy dane dotyczą obsługiwanej przez niego firmy — ta firma. To administrator decyduje, jakie dane zbiera, po co, na jakiej podstawie i jak długo je trzyma. My udostępniamy narzędzie i przetwarzamy te dane wyłącznie na jego polecenie, którym jest samo korzystanie z funkcji systemu.

Gdy abonentem jest biuro rachunkowe prowadzące dokumenty swoich klientów, biuro występuje wobec nich jako procesor, a my jako dalszy procesor. Szczegóły opisuje sekcja 4 regulaminu.

Nie łączymy danych różnych abonentów, nie profilujemy osób i nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów — w szczególności marketingowych.

Jeśli Twoje dane znalazły się w platformie dlatego, że jesteś pracownikiem, zleceniobiorcą albo kontrahentem firmy korzystającej z BiLLU, i chcesz skorzystać ze swoich praw — dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub sprzeciwu — zwróć się do tej firmy. My przekażemy jej takie żądanie i pomożemy je zrealizować, ale nie możemy rozstrzygnąć go samodzielnie.

3. Jakie dane trafiają do platformy

Zakres zależy od tego, z których modułów abonent korzysta. Mogą to być: dane kontrahentów wraz z numerami rachunków bankowych, treść faktur i dokumentów księgowych, historia transakcji bankowych po podłączeniu rachunku, dane pracowników i zleceniobiorców w zakresie umów oraz nieobecności, pliki i skany dokumentów, a także dane uwierzytelniające do Krajowego Systemu e-Faktur skonfigurowane przez abonenta.

Przy pakiecie „Nowy pracownik” i kartotece kadrowej dochodzą dane kandydatów i pracowników, które pracodawca zbiera na podstawie Kodeksu pracy i przepisów podatkowych oraz ubezpieczeniowych: imiona, nazwisko, numer PESEL, data i miejsce urodzenia, dokument tożsamości, adres, dane kontaktowe, wykształcenie i przebieg zatrudnienia, numer rachunku do wypłaty wynagrodzenia, urząd skarbowy i oddział NFZ, oświadczenia podatkowe i ubezpieczeniowe (np. PIT-2, PPK, emerytura lub renta, rejestracja w urzędzie pracy), dane dzieci w zakresie uprawnień rodzicielskich i dane członków rodziny zgłaszanych do ubezpieczenia zdrowotnego, a także dokumenty akt osobowych i skany podpisanych dokumentów.

W zakresie wymaganym przepisami prawa pracy mogą to być również dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): stopień i termin ważności orzeczenia o niepełnosprawności oraz orzeczenia lekarskie o zdolności do pracy. Przetwarzamy je wyłącznie na polecenie abonenta i tylko w takim zakresie, w jakim przepisy pozwalają pracodawcy je zbierać.

4. Nasz dostęp do danych jest ograniczony

Panel administracyjny pokazuje nam nazwę abonenta, wykupione moduły, rozliczenia i dane zbiorcze o użyciu. Nie daje wglądu w treść faktur, kartoteki kontrahentów, dane kadrowe ani historię rachunków bankowych.

Do treści danych sięgamy wyłącznie na wyraźną prośbę abonenta, w zakresie niezbędnym do usunięcia awarii zagrażającej danym, albo gdy wymaga tego prawo. Każde takie sięgnięcie zapisuje się w dzienniku zdarzeń.

5. Bezpieczeństwo

Szyfrowana transmisja — cały ruch idzie po HTTPS.
Uwierzytelnianie dwuskładnikowe — kod z aplikacji (TOTP), dostępne dla wszystkich ról użytkowników, wymagane dla kont administracyjnych. Przy zaufanym urządzeniu zapisujemy przybliżoną lokalizację adresu IP (kraj, region, miasto), żeby użytkownik rozpoznał je na liście.
Dziennik zdarzeń — zapisujemy, kto i kiedy zmienił dane, wraz z historią logowań.
Pliki nie są publiczne — skany przechowujemy w składowaniu obiektowym, a dostęp do nich odbywa się przez odnośniki wygasające po kilkunastu minutach.
Szyfrowanie danych wrażliwych — algorytmem AES-256-GCM szyfrujemy tokeny i certyfikaty KSeF, sekrety uwierzytelniania dwuskładnikowego, numer PESEL i numer rachunku w kartotece pracownika oraz dane z kwestionariusza nowego pracownika. Dokumenty dla pracownika udostępniamy pod indywidualnym linkiem ważnym czternaście dni, bez załączników w wiadomości e-mail.
Kopie zapasowe — codziennie, przechowywane czternaście dni, kopie z niedziel osiem tygodni, a kopia poza serwerem produkcyjnym sześćdziesiąt dni.

6. Komu powierzamy dane

Korzystamy z możliwie krótkiej listy podwykonawców:

Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, kopie zapasowe i składowanie obiektowe. Dane platformy pozostają w Unii Europejskiej.
Brevo (Francja) — wysyłka wiadomości systemowych, na przykład powiadomień i przypomnień. Przekazujemy wyłącznie adres odbiorcy i treść wiadomości.
SIGNIUS (Polska) — kwalifikowany dostawca usług zaufania, wyłącznie gdy abonent wysyła dokumenty do podpisu elektronicznego w module Billu Umowy. Przekazujemy dokument do podpisu oraz imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu osób podpisujących.
SMSAPI (Polska) — wysyłka wiadomości SMS, gdy wysyłamy SMS-y. Przekazujemy numer telefonu odbiorcy i treść wiadomości.
Cloudflare, Inc. — usługa Turnstile na formularzu rejestracji w umowy.billu.pl. Przetwarza adres IP i dane przeglądarki, żeby sprawdzić, że formularz wypełnia człowiek, a nie automat.
Doist (Todoist) — przycisk „Zgłoś błąd” w panelu portal.billu.pl, widoczny dla zalogowanych użytkowników. Zgłoszenie trafia do naszej listy zadań w Todoist razem z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail zgłaszającego, adresem strony, opisem, informacją o przeglądarce i zrzutem ekranu, jeśli został dołączony.
ipwho.is — ustalenie przybliżonej lokalizacji adresu IP (kraj, region, miasto), gdy użytkownik zapisuje zaufane urządzenie przy logowaniu dwuskładnikowym. Przekazujemy wyłącznie adres IP; wynik przechowujemy do 30 dni.
Google Ireland Limited i Google LLC — Google Analytics na stronie billu.pl (tylko po zgodzie) i w panelu portal.billu.pl, opisane w sekcji 7.

Połączenia z Krajowym Systemem e-Faktur oraz z bankami inicjuje abonent na podstawie danych, które sam konfiguruje — nie pośredniczymy w tych relacjach i nie zawieramy w nich umów w jego imieniu.

Dane wprowadzane do platformy — faktury, kontrahenci, dane kadrowe i dokumenty — przechowujemy wyłącznie w Unii Europejskiej, na serwerach Hetzner w Niemczech. Poza Europejski Obszar Gospodarczy mogą trafić tylko dane wymienione wyżej przy Google, Cloudflare i Todoist: statystyka korzystania ze strony i panelu, dane techniczne przeglądarki oraz treść zgłoszenia błędu. Przekazanie do Stanów Zjednoczonych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

7. Strona billu.pl i statystyka panelu

Strona nie stosuje śledzenia reklamowego ani profilowania na potrzeby reklamy.

Pliki cookie niezbędne — konieczne do działania strony (zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies). Zapisujemy je zawsze, bo bez nich strona nie działa; podstawą jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Czcionki strony są serwowane z naszego serwera, bez łączenia się z zewnętrznymi usługami.

Pliki cookie analityczne — Google Analytics 4, wyłącznie do zbiorczej statystyki odwiedzin: pliki _ga i _ga_*, przechowywane do 2 lat. Zapisujemy je dopiero po wyrażeniu przez Państwa zgody na pasku pojawiającym się przy pierwszej wizycie; podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Do czasu zgody narzędzie działa w trybie bez zapisu na urządzeniu, a przy odmowie usuwamy cookies, które zdążyły powstać.

Zgodę można wycofać w każdej chwili — odnośnik Ustawienia cookies w stopce strony przywraca pasek wyboru. Wycofanie zgody jest tak samo łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

Odbiorcą danych z tego narzędzia jest Google Ireland Limited, a dane mogą trafić do Google LLC w Stanach Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework). Statystyka odwiedzin jest odrębna od danych platformy i nie zawiera danych Państwa klientów.

Panel portal.billu.pl. W panelu portal.billu.pl używamy Google Analytics do mierzenia, z których ekranów korzystają użytkownicy. Narzędzie otrzymuje adres odwiedzanego ekranu, dane techniczne przeglądarki i urządzenia oraz identyfikator zapisany w pliku _ga; nie przekazujemy mu treści faktur, dokumentów ani danych kadrowych.

8. Logi serwera i zdarzenia bezpieczeństwa

Dla bezpieczeństwa usługi zapisujemy w logach serwera dane techniczne każdego żądania: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, datę i godzinę żądania, adres żądanej strony oraz kod odpowiedzi. W platformie zapisujemy ponadto zdarzenia bezpieczeństwa konta: logowania udane i nieudane, wylogowania, zmiany hasła i uprawnień oraz eksporty danych. Przy takim zdarzeniu rejestrujemy identyfikator użytkownika i skrót loginu; nie zapisujemy haseł ani treści dokumentów.

Cel: bezpieczeństwo usługi, wykrywanie i wyjaśnianie incydentów oraz zapobieganie nadużyciom. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest ochrona usługi i danych jej użytkowników.

Logi przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy. Trafiają do archiwum chronionego przed modyfikacją i usunięciem, dlatego w tym okresie nie usuwamy ich także na Państwa żądanie. Chroni to integralność dowodów w razie incydentu. Prawo sprzeciwu z art. 21 RODO oceniamy z uwzględnieniem tego interesu. Logi przechowujemy na serwerach i w składowaniu obiektowym Hetzner Online GmbH w Niemczech (Unia Europejska).

9. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych prosimy o kontakt na adres kontakt@billu.pl. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.