KSeF dla biura rachunkowego: co jest ważne w 2026 roku
W skrócie
Od 1 kwietnia 2026 KSeF obowiązuje przy wystawianiu faktur niemal wszystkich firm, a od 1 lutego 2026 faktury otrzymuje się przez KSeF1,2. Dla biura rachunkowego najważniejsze są trzy rzeczy: dostęp do KSeF każdego klienta, data otrzymania faktury (dzień nadania numeru KSeF) i to, żeby klient wiedział, jakie faktury na niego czekają.
Kary za błędy w KSeF odroczono do 1 stycznia 20272, więc pozostałe tygodnie 2026 roku warto wykorzystać na ułożenie obiegu.
Jakie terminy obowiązują?
| Data | Co się zmienia | Źródło |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | obowiązek wystawiania w KSeF dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT); otrzymywanie faktur przez KSeF | 1, 2 |
| 1 kwietnia 2026 | obowiązek wystawiania w KSeF dla pozostałych firm | 1 |
| do 31 grudnia 2026 | faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne) dopuszczalne, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł | 1 |
| 1 stycznia 2027 | koniec odroczenia kar za błędy w KSeF | 2 |
Tryby awaryjne też mają terminy. Fakturę wystawioną w trybie offline24 przesyła się do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a po awarii systemu — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia3. Dla biura oznacza to, że część faktur kosztowych klienta pojawia się w KSeF z opóźnieniem względem daty wystawienia.
Jak biuro rachunkowe dostaje dostęp do KSeF klienta?
Uprawnienia nadaje się w samym KSeF, w zarządzaniu uprawnieniami: wskazuje się osobę albo podmiot i zakres uprawnień3. Klient nie musi nadawać ich każdemu pracownikowi biura osobno — może nadać uprawnienie całemu biuru, a biuro wskaże osoby, które będą z niego korzystać2. Firma, która jeszcze nie ma dostępu do KSeF, składa zawiadomienie ZAW-FA, żeby go uzyskać i wyznaczyć osobę do obsługi3.
Do pobierania faktur przez program potrzebny jest środek uwierzytelnienia:
- Token KSeF — działa, jeśli wygenerowała go osoba mająca stosowne uprawnienia2.
- Certyfikat KSeF — osobiste elektroniczne poświadczenie tożsamości; certyfikat wydany na spółkę nie jest powiązany z konkretną osobą2.
- Certyfikat kwalifikowany — podpis albo pieczęć elektroniczna (w Billu: plik PFX/P12).
Dlaczego faktura w KSeF bywa „niewidoczna” dla klienta?
Faktura jest otrzymana w dniu nadania jej numeru KSeF — tę datę widać w UPO i w systemie2. Nie zależy ona od tego, czy dostawca przysłał też PDF mailem, ani od tego, czy ktoś w firmie fakturę otworzył. Wizualizację faktury wystawca może przekazać nabywcy dopiero po nadaniu numeru3.
W praktyce faktura od dostawcy leży w KSeF, a klient biura o niej nie wie, dopóki ktoś jej nie pobierze i nie pokaże właściwej osobie. Biuro widzi ją przy księgowaniu, ale nie wie, czy zakup był uzgodniony, na jakie MPK go przypisać i czy faktura została zapłacona. Tę lukę zamyka obieg: faktura pobrana z KSeF trafia do osoby, która ma o niej zdecydować — tak wygląda obieg w Billu.
Lista kontrolna dla biura rachunkowego
- Dla każdego klienta ustal, kto po jego stronie nadaje uprawnienia w KSeF i czy firma ma już dostęp (ZAW-FA).
- Wybierz formę dostępu biura: uprawnienie dla biura jako podmiotu albo dla wskazanych osób.
- Dla automatycznego pobierania przygotuj token albo certyfikat i zapisz datę ważności certyfikatu.
- Ustal, kto u klienta sprawdza i zatwierdza faktury kosztowe pobrane z KSeF — i jak się o nich dowiaduje.
- Ustal drogę dla faktur spoza KSeF: zagranicznych, wystawionych poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł do końca 2026 r. i z trybów awaryjnych — oraz to, kto zapisuje datę ich otrzymania.
- Przyjmij datę nadania numeru KSeF jako datę otrzymania faktury z KSeF w ewidencji.
- Pobieraj także poprzedni miesiąc: faktury z trybu offline i po awariach trafiają do KSeF później.
- Zanim 1 stycznia 2027 skończy się odroczenie kar, przejdź z klientami cały obieg na prawdziwych fakturach.
Jak to robi Billu?
| Sprawa | Billu |
|---|---|
| Połączenie z KSeF | osobno dla każdej firmy, w jej panelu: token, certyfikat kwalifikowany (PFX/P12) albo certyfikat KSeF; certyfikat przechowywany w postaci zaszyfrowanej |
| Pobieranie | faktury kosztowe i sprzedażowe; automatycznie raz na dobę rano (od 6:00) albo raz w miesiącu we wskazanym dniu, zawsze z poprzednim miesiącem; ręcznie w każdej chwili |
| Wygasanie certyfikatu | ostrzeżenie mailem 30, 14 i 7 dni przed końcem ważności |
| Data otrzymania | faktura z KSeF dostaje datę nadania numeru KSeF, wpisywaną jako DataWplywu w ewidencji zakupu JPK; dla faktur spoza KSeF datę otrzymania wpisuje biuro |
| Faktury spoza KSeF | wgranie PDF przez klienta, jego pracownika albo biuro; faktura z numerem KSeF na wydruku nie jest zakładana drugi raz |
| Powiadomienie klienta | podsumowanie dnia w dni robocze o 7:30 i 14:30 — nowe faktury do weryfikacji i faktury do akceptacji |
| Faktury sprzedażowe | wysyłka do KSeF z UPO; po nieudanym połączeniu Billu ponawia je automatycznie i dosyła oczekujące faktury |
Billu nie prowadzi ksiąg — zaakceptowane faktury biuro eksportuje do swojego programu księgowego (czego Billu nie zastępuje). Akceptacja u klienta: akceptacja faktur kosztowych. Moduły i ceny: funkcje, wycena, czym jest Billu.
Najczęstsze pytania
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł etapami: od 1 lutego 2026 dla firm, które w 2024 roku miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych. Otrzymywanie faktur odbywa się przez KSeF od 1 lutego 2026. Do 31 grudnia 2026 można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Czy klient musi nadawać uprawnienia każdemu pracownikowi biura osobno?
Nie musi. Według Ministerstwa Finansów uprawnienie można nadać całemu podmiotowi, czyli biuru rachunkowemu, a biuro wskaże osoby, które będą w praktyce z niego korzystać. Uprawnienia nadaje się w KSeF, w zarządzaniu uprawnieniami.
Kiedy faktura z KSeF jest otrzymana przez nabywcę?
W dniu nadania jej numeru KSeF. Tę datę widać w UPO i w systemie. Liczy się ona niezależnie od tego, czy dostawca przysłał też PDF mailem i czy ktoś w firmie fakturę otworzył.
Czy w 2026 roku grożą kary za błędy w KSeF?
Według Ministerstwa Finansów kary za błędy w KSeF zostały odroczone do 1 stycznia 2027 roku. To dobry czas na ułożenie obiegu faktur z klientami, zanim kary zaczną obowiązywać.
Jak Billu pobiera faktury z KSeF dla klientów biura?
Każda firma podłącza swój KSeF w panelu Billu tokenem, certyfikatem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF. Billu pobiera faktury kosztowe i sprzedażowe raz na dobę rano albo raz w miesiącu, zależnie od ustawienia, zawsze z poprzednim miesiącem, a biuro może je pobrać ręcznie w każdej chwili. Przed wygaśnięciem certyfikatu Billu wysyła ostrzeżenia 30, 14 i 7 dni wcześniej.
Zobacz faktury z KSeF w demo
Zaloguj się jako biuro (NIP 0000000001) i otwórz paczkę dokumentów klienta. Demo nie łączy się z prawdziwym KSeF — faktury są przykładowe, a dane co noc wracają do stanu wyjściowego. Hasło jest na stronie demo.
To nie jest porada podatkowa. Tekst porządkuje informacje opublikowane przez Ministerstwo Finansów i opisuje działanie Billu. W sprawach konkretnego podatnika rozstrzygają przepisy i interpretacje; w razie wątpliwości skonsultuj się z doradcą podatkowym.
Źródła (zweryfikowane 12 listopada 2026)
- Ministerstwo Finansów, „Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?”, https://ksef.podatki.gov.pl/od-kiedy-trzeba-wystawiac-faktury-w-ksef/.
- Ministerstwo Finansów, „Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0” — m.in. sekcje „Rozwiązania informatyczne” (pyt. 1), „Wystawianie i otrzymywanie faktur” (pyt. 37), „Uprawnienia i autoryzacja” (pyt. 10 i 22), „Certyfikaty KSeF” (pyt. 8 i 9), „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne” (pyt. 23), https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/.
- Ministerstwo Finansów, „Co warto wiedzieć przed startem II etapu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur”, https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/co-warto-wiedziec-przed-startem-ii-etapu-wdrozenia-krajowego-systemu-e-faktur/.